Die Paragraphen § 257 Abs. 3 HGB und § 147 Abs. 2 AO gestatten rechnungsrelevante Daten und Dokumente auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern elektronisch zu archivieren. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe der Daten und Dokumente mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen. Dabei muss gewährleistet sein, dass die archivierten Belege und Dokumente
- unverzüglich lesbar gemacht werden können
- maschinell ausgewertet werden können
- während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind
Dieses Verfahren hat dabei den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu entsprechen.
Zu dem Thema "Archivierung und Dokumentenmanagement (DMS) " biete ich ihnen die Prüfung nach folgenden Grundsätzen an:
- Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren (IDW RS FAIT 3)
- Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
- Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
Nach meiner Prüfungstätigkeit erhalten sie einen Prüfungsbericht mit deren Feststellungen sowie einem Maßnahmenkatalog und einer Empfehlung.
